コラム

派遣会社に依頼する際の基本的な流れについて解説します。一連の流れを事前に把握しておき、人材が必要になった際に、派遣会社への依頼から人材の受入までをスムーズにできる体制にしておきましょう。

①依頼前の準備

任せたい業務内容・契約期間・就業条件を決めます。自社に馴染む人材を集めるために、定型的な項目だけではなく、求める人物像も決めておくと良いでしょう。
依頼事項を明確にしたら、条件にマッチする派遣会社を選定します。
派遣会社により、得意とする専門分野や対応できる範囲が異なります。実績や評判を参考にして自社に合った派遣会社を選定するようにしましょう。

・人材派遣を利用するメリットとは？派遣の種類と利用時のポイント紹介

②ヒアリング

派遣会社の担当者が、自社に適した人材をマッチングするためのヒアリングを行います。
その際に、希望する人材・募集背景・派遣期間などの項目を詳しく伝えておきましょう。自社にマッチする人材を紹介してもらいやすくなります。
ヒアリング時に伝えるべき項目・ポイントについては後述しているため、派遣会社に依頼する前に確認しておきましょう。

③人材のマッチング

派遣会社が希望条件に見合った人材を企業に紹介します。
スタッフの意向次第では、入社前に業務のミスマッチ解消を目的として、職場見学を実施するケースもあります。職場見学を実施する場合は、スタッフが訪問する前に事前準備をしましょう。
また、企業側が派遣会社のスタッフに対して履歴書や面接で選考を行うことは、労働者派遣法で禁止されていますので注意しましょう。

・【派遣先企業必須】派遣社員の職場見学における注意ポイント

④派遣契約・受け入れ開始

派遣される人材が決定したら、派遣会社と契約を締結し、受入の準備を開始します。

受入前の準備として、派遣社員がスムーズに業務に取り掛かれるように、業務マニュアル・備品の準備・入退出管理システムの設定などを済ませておきましょう。また、一緒に働く現場の社員にも、派遣社員の担当業務や就業期間などを周知しておき、派遣社員が職場に馴染みやすい環境作りに努めましょう。

・初めて派遣社員を受け入れる時の事前準備・注意点

職種ごとに依頼時に伝えるべきポイントは異なってきますが、今回はどんな職種であっても、必ず派遣会社に共有しておくべきことをお伝えします。

①依頼背景

どのような理由、状況から派遣社員を探しているのか背景を伝えましょう。募集背景を派遣会社が把握しておくことで、今回募集する派遣社員の位置付けをイメージすることができます。

• 事業拡大に向けて人員補充
• 退職、異動による欠員補充
• 産前産後休業、育児休業期間中の代替人員
• 現在利用している派遣会社からの切り替え

②必要時期と期間

派遣を依頼する時期と希望する期間を伝えましょう。緊急性や期間が分かることで、派遣会社がマッチした人材を募集し、選定しやすくなります。

• 今すぐ必要なのか
• 業務開始日、終了日
• 何日間、何か月の期間なのか

③担当する業務内容

派遣社員に任せたい業務を伝えます。単独で行うのか、複数メンバーで協力して行うかなど、作業の進め方についても派遣社員の希望があります。詳細の情報を伝えるようにしましょう。

• 会社の基本情報（事業内容、事業規模、取引先など）
• 業務開始日、終了日
• 就業部署の役割、取り扱う商品・サービス
• 派遣社員が担当する業務全体の流れ、業務内容、業務量、業務の割合
• 一人で担当する業務か、チームで協力して行う業務か
• 引き継ぎ方法、導入研修に関する情報
• 教育担当者がいるのか、どのような責任者なのか

④担当部署の人員構成・雰囲気

社内の人員構成や雰囲気は、派遣社員が着目するポイントです。できるだけ詳細に伝えることで入社後のミスマッチ防止につながります。

• 職場環境（部署人数、男女比、年齢構成など）
• 他の派遣社員の有無、人数
• 就業部署の雰囲気

⑤就業条件

勤務時間、出勤日数（シフト）、残業の有無は派遣社員が仕事を選ぶ上で欠かせない情報です。実情を過不足なく伝えることが大切です。

• 就業日、出勤日数（シフト）、会社休日
• 就業時間、休憩時間
• 残業時間の有無（日・週・月あたり）
• 残業が集中するタイミング（曜日・月末など）

⑥必要なスキル・経験

必須条件と歓迎条件を分けて伝えることが重要です。必要なスキルは具体的に伝えましょう。例えば、「一般事務の経験」の場合は、PCスキル（Word、Excel、PowerPoint等）はどれくらいのレベルが必要なのかによって紹介できる人材が異なります。

• 必須条件（業務上必須）と歓迎条件（あれば尚良し）
• OAスキル（使用するツール、社内システム）
• 語学力（レベル／読む能力、書く能力、話す能力／どういった場面で使用するのか）
• 必要な資格

⑦職場環境・福利厚生

職場環境や福利厚生は多くの派遣社員が働く上で重視している点です。お弁当などを持ち込んで食べるスペースがあるのか、外食する人が多いのかといった点は、日々の働きやすさに直結します。また、周辺にコンビニや飲食店が無い場合は、事前に昼食を購入しておく必要もあるので、必ず伝えておきましょう。

• 服装規定、制服の貸与
• 更衣室の有無
• 昼食環境（食堂の利用可否や休憩スペースの有無）
• その他福利厚生施設の利用範囲
• 受動喫煙防止対策

派遣会社に人材を依頼する際は、依頼前に伝えるべきポイントを洗い出して情報を整理しておくことが重要です。
派遣会社の担当者に詳細な情報を伝えることで、ミスマッチのない人材紹介が期待できます。
また、派遣会社から紹介される人材のミスマッチが多い、まったく人材が集まらない場合に関しては、派遣会社に改善要望を伝えることはもちろんですが、募集条件の一部を見直すことを検討しても良いかもしれません。
募集条件が厳しすぎる場合は、自社の状況を分析した上で、可能な範囲で業務内容、就業条件を緩和できれば人材の幅が広がる可能性が高くなります。